FORMAS ANTIGUAS
El hombre de la antigüedad sintió la imperiosa necesidad de adoptar un sistema.
Gancho o Espigon: Se usa de la siguiente manera los papeles se insertan el gancho o clavo a medida que se reciben las desventajas que ofrece esta forma de archivo son:
- Los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.
- Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto u otro orden que ayude a la localización de los documentos.
- Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles lo que ocasiona perdida de tiempo.
- Se necesita perforado cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.
Casilleros o nido de paloma: Otro método antiguo en el documento que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños en estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto.
Tabla de Shannon: forma antigua de archivar que consiste en una tabla de madera con gancho de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias tribunales de justicia, hospitales también la usan los empleados que prestan servicios al aire libre.
Archivos de Caja: El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente este sistema consiste en una caja pequeña de madera plástica o de metal; dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido.
Carpeta Fuelle o de expansión: se le denomina de fuelle por que se asemeja a un acordeón; consiste en una carpeta de Manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuáles tiene una letra en orden alfabético.
Archivo Horizontal: El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas, consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se pueden localizar con facilidad los documentos ya que es necesario buscar los papeles.
FORMAS MODERNAS
A medida de la evolución la empresas ha ido sintiéndose.
Archivo Vertical: El archivo vertical es la forma más usada en las oficinas ya que su característica principal es la de que todos los documentos se guardan juntos en posición vertical lo que hace que sean más fácilmente localizados. Además se presta para tener más exactitud al buscar en ellos. Pueden ser:
- Carpetas colgantes: El archivo vertical ha sufrido una evolución en cuanto a las carpetas que se usan actualmente se usa la carpeta colgante; esta forma de carpeta tiene unas varillas que cuelgan de un bastidor o armazón estos bastidores tienen unos largueros con varias ranuras para ajustarlos fácilmente al tamaño que tenga la gaveta del archivador.
- Carpetas colgantes de boldillo: aun la forma vertical que utiliza carpetas colgantes ha sufrido un cambio o mejoramiento ya que han aparecido proveedores de equipo para el archivo con las carpetas colgantes de bolsillo.
El cambio sufrido consiste en que la carpeta tiene una barra de metal aproximadamente de ¼ de pulgada de ancho.
Archivo Kardex: También se conoce como archivo de bandeja o archivos visible consiste en que todas las tarjetas quedan en forma instantánea expuestas a la vista, lo que permite que la información deseada se localice con rapidez y eficiencia también hay modelos de archivadores Kardex.
Archivo Lateral: en el mundo moderno se está buscando constantemente ahorrar espacio y esfuerzo por ejemplo, el archivo lateral permite que el archivero pueda estar de lado mientras maneja el archivo, evitando así darle la espalda al publico o a los que llegan a la oficina; las gavetas tienen un espacio hacia el fondo más corto, mientras que son más espaciosas a lo ancho.
Archivo para estados de cuentas de contabilidad: el mundo financiero de una empresa acumula un sin número de documentos uno de los pasos finales en las transacciones comerciales, se reduce a la recopilación de los datos sobre el estado de cuenta de los clientes, por eso encontramos que en casi todas las empresas comerciales se usarán archivadores para guardar estos estados.
Archivos de plano: Con la constante construcción de edificios, que puede apreciarse en nuestro medio, se hace necesario archivar los planos que preparan los arquitectos e ingenieros. Esta necesidad hace que una secretaria o un oficinista domine también el arte de manejar ese documento.
Archivo giratorio o Rotatorio: esta forma se usa para el archivo de tarjetas rotatorias de cualquier tamaño y actualmente hay modelos manuales, la industria y a las finanzas.
Microfilme: se conoce también como el nombre de micropelícula o microfotografía desde que se inicio la comunicación y siempre ha sido motivo de preocupación buscar un medio que le permita conservar todos los datos relacionados con la humanidad. No solo ofrece la ventajas de la reducción de espacio al 98% con la disminución de errores, sino que ahorra tiempo porque el empleado con solo apretar el botón necesario obtiene en 30 segundos la información deseada de entre cuatro millones de datos; además ofrece la ventaja de que con solo apretar otro botón inmediatamente se obtiene una copia seca del documento.
En todos los campos comerciales y administrativos se necesita la microfilmación más de 200 clase de industrias están valiéndose de la microfilmación. Hoy día en Panamá, el archivo microfilme ha recibido gran aceptación y hoy día más de noventa empresa locales cuentan con este valioso y moderno servicio tales como los bancos, empresa particulares y del gobierno.
Citar este texto en formato APA: _______. (2010). WEBSCOLAR. Formas de Archivar. https://www.webscolar.com/formas-de-archivar. Fecha de consulta: 22 de diciembre de 2024.