Etapas del presupuesto

INTRODUCCIÓN

 

La palabra Presupuesto, se deriva del verbo presuponer, que significa dar previamente por sentado una cosa. Se acepta también que presuponer es formar anticipadamente el cómputo de los gastos o ingresos, de unos y otros, de un negocio cualquiera.

 

El presupuesto es un proyecto detallado de los resultados de un programa oficial de operaciones, basado en una eficiencia razonable.

El Presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.

 

ETAPAS DEL PRESUPUESTO

 

El presupuesto tiene un ciclo o conjunto de etapas sucesivas que deben forzosamente cumplirse en el tiempo.

El ciclo presupuestario, es un conjunto de operaciones o procesos o etapas típicas que se desarrollan, siguiendo un orden determinado, y que concurren a un fin común.

 

De la definición anterior, se desprende que el ciclo presupuestario es un proceso continuo, que no tiene limites en el tiempo, pues una vez iniciado, le sigue a la primera etapa una serie de otras etapas, hasta completar el proceso, el; cual se reinicia de inmediato.

 

Primera Etapa. Preiniciación

 

En esta etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

 

Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organización en su conjunto y sus proyecciones para el futuro.

Esta etapa se realiza basándose en las estimaciones de ingresos para el periodo en cuestión. Con estas estimaciones de ingresos, se fijan los montos topes de gastos para cada departamento, se envían a dicho departamento las instrucciones y formularios necesarios para que presenten sus peticiones (anteproyecto) e informe y justificación de los mismos. Esta fase termina al momento de publicarse el presupuesto.

 

La elaboración se inicia con la aprobación de los objetivos de gastos corrientes y de capital por Economía y Hacienda. Posteriormente intervienen los órganos de gasto (Comisión de Política de Gasto o de Análisis de Programas y los departamentos ministeriales) que elevan sus propuestas a Economía y Hacienda.

 

Segunda Etapa. Elaboración del Presupuesto

 

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:

• En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
• En el frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

 

Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos.

 

Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos. Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.

 

Esta etapa tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por parte de quienes tengan esta responsabilidad.

 

Tercera Etapa. Ejecución

 

En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

 

Una vez aprobados los presupuestos, corresponde a cada organismo o departamento, llevarlos a la práctica. Para ello, es indispensable contar con una organización y dirección adecuada.

 

Cuarta Etapa. Control

 

Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.

 

En síntesis, en esta etapa se realizan todas las acciones que se han previsto y que el organismo encargado de ello, ha sancionado favorablemente acciones que se realizaran mediante el empleo de los recursos puestos a disposición de cada departamento.

 

El control se realiza en dos niveles. Por un lado, un control interno durante la ejecución a través de la Intervención General del Estado que debe fiscalizar, y por otro lado, al finalizar el año, un control externo a través del Tribunal de Cuentas debiendo aprobar la Cuenta General del Estado y someterla a las Cortes.

 

Quinta Etapa. Evaluación

 

Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.

 

Transcurrido un cierto periodo de tiempo se realiza una comparación y análisis entre lo presupuestado y lo realmente realizado. La evaluación consiste, entonces, en determinar, en primer lugar, el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones, si estas se produjeron.

 

CONCLUSIÓN

 

El presupuesto es posiblemente el documento de mayor trascendencia para las Administraciones Públicas. Por una parte es un documento jurídico que autoriza y vincula a las Administraciones para la realización de los gastos y los ingresos con los que cumplir con las funciones decididas por la sociedad, y que se pueden concretar en las tradicionalmente atribuidas al sector público.

 

El presupuesto constituye una garantía para los administrados, por cuanto la actividad de la Administración se dirige hacia finalidades concretas y conocidas, y está sometida a control.

 

De esta manera es fundamental el conocimiento de su elaboración fase por fase, para así lograr los objetivos que propone esta herramienta en toda empresa.

 

BIBLIOGRAFÍA

LIBROS:

BURBANO R., Jorge E. y ORTIZ G., Alberto. Enfoque Moderno de Planeación y Control de Recursos. Segunda Edición.

Enciclopedia Práctica de la Pequeña y Mediana Empresa (2006).El proceso de elaboración de presupuestos. México: Editorial Oceáno.

 

SITIOS WEB:

Diseño de Presupuesto. 2004. http://activaciencias.tripod.com/presupuestos.htmdefinicion

Presupuesto empresarial. http://www.transporte.cu/perfeccionamiento/articulo5.html

Confección de un Presupuesto. http://html.rincondelvago.com/confeccion-de-un-presupuesto.html

Elaboración del Presupuesto General. http://administrativa.udea.edu.co/calidad/documentos/p-2120-014.pdf

 

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