La comunicación y la empresa

Comunicar es transmitir ideas, sentimientos o valores entre individuos. Siempre que hay comunicación hay información. La comunicación es un proceso de retroalimentación y, dentro de la empresa es fundamental para poder llevar a cabo los objetivos de la misma. Es necesaria ya que los departamentos entre sí intercambian constantemente información y esto se hace mediante la comunicación.

Este trabajo busca analizar y comprender el uso de la comunicación para el hombre de negocios como para su vida diaria, ya que este proceso es fundamental para sus relaciones y logros.

DESARROLLE

1. Describa la naturaleza de la comunicación

La comunicación ha existido desde la existencia del hombre. Este ha logrado buscar la forma de comunicación entre sus semejantes por medio de gestos, movimientos, dibujos, gritos, y por medio de escritos y el habla ha logrado comunicar sus ideas y pensamientos, de esta manera la comunicación ha sido uno de los eventos que han participado a través de la cronología de la historia del hombre. La forma de comunicación ha evolucionado gracias a la tecnología y la ciencia que ha facilitado la expresión de ideas.

2. Haga un resumen con sus propias palabras de las nuevas formas de comunicación y de un ejemplo de cada una de ellas.

Las nuevas formas de comunicación que el hombre utiliza son algunas como, periódico, libros, telégrafo, teléfono, radio, televisión e Internet. Gracias a la tecnología la comunicación ha evolucionado a través de la historia, estos medios de comunicación han logrado satisfacer cada vez mas la necesidad de comunicación del hombre. El hombre ha evolucionado su forma de comunicación desde los jeroglíficos, a la invención del alfabeto y del papel, dando como resultado un increíble progreso hasta la invención de la imprenta y del teléfono que logro avanzar la forma de comunicación y acortar su distancia para comunicarse a través de países y diferentes lugares, estos como otros instrumentos que han sido utilizados para comunicarnos han evolucionado y logrado el avance de la humanidad.

Entre los instrumentos más utilizados y que han revolucionado en mayor magnitud la comunicación del hombre son:

Telefonía Celular: la comunicación inalámbrica nació antes que el facsímil, en nuestro país se dio inicio o se dio a conocer esta tecnología para década de los años ochenta. Este sistema no requiere de un enlace fijo, ya se un cable para la transmisión y recepción, usando ondas hercianas para emitir y recibir las señales con una antena hacia y desde la antena repetidora mas cercana.

Comunicación a través de Internet: La Internet es una de las infraestructuras más extensas de información, su prototipo inicial se denomina infraestructura global de la información. Por medio de esta, ha logrado que la computadora evolucionará dejando de ser útil solo para cálculos, desarrollo de artes gráficas y de archivos y documentos, sino una herramienta de constante información y comunicación en todo el mundo, ya sea para negocios, para el hogar o a nivel académico.

Internet es conocido como una interconexión de redes informáticas que permiten la comunicación entre computadoras que se encuentran conectadas. A través del Internet los usuarios pueden interactuar de diversas maneras con el mundo como un eficaz medio de comunicación y a través de sus diversas modalidades anteriormente mencionadas, correo electrónico, web sites, grupo de noticias, IRC, Internet phone y audioconferencias.

3. Defina la importancia de la comunicación en la empresa

El intercambio de ideas y de información es la savia vital de cualquier organización. Todos los tipos de interacción de una empresa y su medio dependen de alguna forma de comunicación. La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización:

• Control: La comunicación actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. La organización tienen jerarquías de autoridad y guías formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Cuando los grupos de trabajo molestan o acosan a unos miembros que producen más que los demás, informalmente se lo comunican y controlan su comportamiento.
• Motivación: La comunicación favorece la motivación al aclarar a los empleados lo que se ha hecho, si se están desempeñando bien y lo que puede hacerse para mejorar el redimiendo, si es que esta por debajo del promedio.
• Expresión Emocional: La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfacción. La comunicación, por tanto, proporciona un alivio a la expresión emocional de los sentimientos y el cumplimiento de las necesidades sociales.
• Información: La función final que la comunicación desarrolla se relaciona con su papel de facilitado de la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos que necesitan para tomar decisiones al trasmitir la información para identificar y evaluar las opciones alternativas.

Ninguna de estas cuatro funciones debería considerarse más importante que las otras. Para que los grupos se desempeñen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar las decisiones.

4. ¿Cuáles son las nuevas modalidades de la comunicación en la empresa?

La comunicación es la esencia del ser humano. Un claro concepto que ha hecho de él lo que hoy conforma toda una sociedad. En los últimos años, está adquiriendo un protagonismo ineludible el uso de las Nuevas Tecnologías o Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs). Entre algunas de las modalidades de la comunicación en la empresa son:

• Correos electrónicos: son elementos útiles para comunicarse de manera rápida y eficaz. A través de ellos, se consigue ganar tiempo de trabajo, pues supone una comunicación más directa, lo cual deriva, a su vez, en una mayor dedicación a las tareas laborales y una mejora directa en la producción.
• Página web: permite a la organización que el público vea sus servicios a través de Internet, el medio con los índices de audiencia más altos. Estos datos le otorgan credibilidad y por tanto confianza por parte del cliente, quien, a su vez, cada vez demanda más este servicio, por la comodidad y el ahorro de tiempo que le supone.
• Grupo de noticias: se asemejan a un tablón de anuncios donde personas de todo el mundo pueden exponer sus anuncios y mensajes esperando respuestas y así se pueden mantener reuniones electrónicas. Cada uno de estos grupos posee un tema fijado.
• Chats: por medio de estos los usuarios pueden establecer conversaciones en tiempo real mediante teclado. La utilización de este servicio son los debates, entrevistas cualquier tipo de conversación entre personas de cualquier lugar del mundo.
• Internet Phone: permite hablar en tiempo real por medio de voz, por medio de un programa informático que utiliza Internet, requiere de un equipo multimedia, de micrófonos y altavoces.
• Audioconferencias: este servicio integra imágenes y sonidos en donde dos o más usuarios pueden mantener una conversación en tiempo real mientras ven a su interlocutor. Necesita tener los mismos componentes que el Internet Phone, equipo multimedia, etc.

5. ¿En que consisten los servicios de correos y telégrafos?

El servicio de correos y telégrafos consiste en el servicio de envió de cartas y paquetes a través de medios de transporte como avión, barco, u otro medio. Estos servicios transportaban los mensajes en un tiempo determinado, según la distancia que sería transportada la carta o encomienda.

6. ¿Qué son las tecnologías de la información?

La tecnología de la información se entiende como aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).

La tecnología de la Información está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la tecnología de la información cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la tecnología de la información en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).

Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más
importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de
información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo. En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar  los nuevos procedimientos  o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a  los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando en
cuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como una
investigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.

CASO DE ANÁLISIS

Haga un análisis de la importancia de la comunicación interna y externa de la empresa y de cómo esta puede afectar positiva o negativamente la productividad dentro de la empresa. Además exponga cuales serían desde su punto de vista algunos aportes para una mejor comunicación dentro de la organización.

La comunicación exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en general es tan vital para la organización como la comunicación interna. Entre ellas además debe existir una alta integración. Aunque la comunicación externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones públicas y prensa, marketing, investigación de mercados, comunicación corporativa, etc. todos los miembros de la organización pueden realizar funciones de comunicación externa y de difusión de la propia imagen de la organización. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organización y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera.

A la vez, la imagen que transmite la organización a la sociedad condicionará la satisfacción de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa sólida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente también realizada en su consideración social, incrementándose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicación (interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovación en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicación externa, antes que en la interna.

La necesidad de comunicación en una organización se ve reforzada cuando observamos las múltiples ventajas que se derivan de ella, tanto para la organización como para las personas. La buena gestión de la comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización. Y en este sentido la comunicación es tan importante para los empleados como para la dirección. Todo ello contribuirá a la mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto o servicio ofrecido por la organización, al aumento de la productividad y el incremento de la competitividad.

Los especialistas afirman que la buena comunicación en el ámbito laboral es el pilar fundamental de la motivación, ya que le da a los empleados la posibilidad de expresar sus opiniones, ser escuchados y, en consecuencia, sentirse valorados.

De esta forma se logra una mayor fidelización de los trabajadores hacia la organización, una de las claves para retener a los mejores talentos de cada compañía y para optimizar la productividad. “La comunicación interna es una de las herramientas más importantes con las que cuenta la empresa para lograr tener un equipo de trabajo informado, motivado y en línea con los objetivos planteados. Cuanto más grande es la empresa, mayor es la importancia de la comunicación interna para mantener enfocados a todos los empleados en los mismos objetivos”, señala Dominique Biquard, socia de Identia, consultora integral de comunicación estratégica. Es un hecho comprobado que la implementación de canales de comunicación efectivos disminuye la posibilidad de que se generen cortocircuitos entre los distintos integrantes de la organización.

CASO POR DESARROLLAR

Desarrollaremos el caso hipotético de que usted es dueño de una empresa dedicada al diseño, armado y reparación de computadores personales. Su próximo paso, es el de vender programas informáticos de toda clase. Cite cada una de las modalidades en las que se puede interactuar a través del Internet, citadas en el capítulo, para desarrollar futuros negocios con casas distribuidoras de software a nivel mundial.

Entre las modalidades que participan en este nuevo paso son:

• Correo Electrónico: por medio de esta modalidad puedo escribir correo no en tiempo real, pero si puedo mandar mensajes, inquietudes, realizar preguntas o llenar solicitudes, enviar imágenes sobre productos, cotizaciones, etc. para poder realizar y cotizar el costo de los productos que mi compañía irá a vender, y para pedir productos a los proveedores.
• Wide World Web: Por medio de Internet, puedo averiguar precios en diferentes tiendas, países para poder vender o comprar mis productos, además puedo contactar proveedores en otros países. Averiguo información sobre los productos que venderé en mi compañía y su fama en el mercado.
• Grupo de noticias: el grupo de noticia me permitirá anunciar mis servicios y productos, sobre todo mis promociones y bajos costos para así interesar a los clientes al momento de responder a algún mensaje fijado.
• Chats: al contactar a los distribuidores por medio de correo electrónico puedo mantener contacto por medio de salas de chat, para poder hablar en tiempo real y aclarar mis dudas sobre los productos, el funcionamiento de su empresa, negociar los costos y otros servicios.
• Internet Phone: por medio de este servicio se podrá ver y hablar con los clientes, distribuidores, vendedores, etc. para mantener una conversación con mayor atención de manera más personal.
• Audiovisual conferencia: este tipo de modalidad nos permite reunirnos con varias personas a un mismo tiempo, ya sea para entablar una reunión con los accionistas de la empresa, diferentes distribuidores de nuestro producto, o simplemente con algunos clientes.

CONCLUSIÓN

La comunicación es demasiado importante para el éxito organizativo como para dejarla exclusivamente en manos de la dirección. Son necesarios expertos, también comunicación de marketing como organizativa, para respaldar a la dirección en la mejora de la eficacia de sus responsabilidades de comunicación desarrollando y suministrando los programas para incrementar la participación de los empleados, y obtener el respaldo de los accionistas.

Por medio de este trabajo hemos podido conocer la importancia de la comunicación en la vida del hombre, ya que este proceso es fundamental para desarrollar sus metas, logras sus objetivos ya sea en su vida emocional, social, doméstica, académica y laboral.

BIBLIOGRAFÍA

SITIOS WEB:

• http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/44/comunempresa.htm
• http://aprendizajedistancia.blogspot.com/2008/06/nuevas-formas-de-comunicacin-en-las.html
• http://www.ciberconta.unizar.es/LECCION/comui/100.HTM
• http://management.infobaeprofesional.com/notas/60588-Hablando-se-entiende-la-gente-tambien-en-el-trabajo.html?cookie

LIBROS:

• LUCAS MARIN, A.: La comunicación en la empresa y en las organizaciones, Barcelona: Bosch comunicación, 1997.
• PITTI, Y.: “Práctica Profesional para el bachiller en comercio”, Editores y Autores Nacionales, Panamá, pp 158, 2007.
• SIMON, H.: “La comunicación”, Lecturas de teoría de la organización, Madrid: MAP, pp 353-369, 1993.
• SOMOZA, F.: “La comunicación interna, instrumento de motivación de la empresa”, Alta Dirección, nº. 179, 1996.

Correo Electrónico: Una de las nuevas modalidades de la comunicación en las empresas

Manera como funciona el servicio de correo electrónico dentro de una empresa.

La adecuada comunicación en una empresa permite lograr las metas planteadas y un adecuado ambiente organizacional entre los empleados.

Algunos de las modalidades que utiliza la empresa para comunicarse consisten en los siguientes instrumentos: teléfono celular, Internet, etc.

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