¿Qué es una Orden de Compra?

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. También podemos denominar a una orden de compra como un documento que emite la organización o entidad compradora para adquirir un bien o un servicio y cubrir así, alguna necesidad o requerimiento existente de acuerdo a las prácticas de negocio establecidas. Este documento de manera implícita formaliza los acuerdos comerciales y garantiza la contraprestación que por lo general corresponde al pago del bien o servicio; así mismo, se considera el detonador del proceso comercial.

Un factor clave en la operación del proceso es el correcto uso y aplicación de los estándares. Sin embargo, la interpretación y el uso que se les da dependen directamente de las necesidades del negocio.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. La orden debe contener información comercial y específica bajo condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador del bien a adquirir; así como los términos de entrega, las penalidades por incumplimiento, descuentos, bonificaciones, etc. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

– Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

– Número de orden de compra

– Nombre y dirección del proveedor

– Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

– Términos de entrega y de pago

– Cantidad de artículos solicitados

– Número de catálogo

– Descripción

– Precio unitario y total

– Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden

– Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

¿Elementos de una orden de compra bien elaborada? 

Una orden de compra clara y bien especificada es clave para la transacción.

Identificación de orden:

Rabbit Mountain asigna a cada transacción un “número de orden”.  Para nosotros es problemático conteste a una pregunta sobre “los mosquetones”.  Es bastante fácil contestar a una pregunta sobre “Orden 3957”.  Para no confundirnos, favor de hacer referencia a este número cuando nos comunique al respecto.

Datos para Facturación:

Para elaboración correcta de documentos internacionales, necesitamos datos (nombre, dirección, registro federal de impuestos, etc.) sobre quien facturar.  Si la orden no tiene esta información, utilizaremos la de nuestros archivos.

Modo de Pago

Favor de indicar como pagará (¿Tarjeta de crédito, Giro, Transferencia Electrónica?

Donde enviar la mercancía:  (Entrega)

No podemos calcular flete doméstico hasta que tengamos esta información, entonces, no vamos ni empezar a procesar hasta que sepamos donde enviar la mercancía.  Favor de incluir esta info con cada orden de compra.  No vamos a asumir nada al respecto porque muchos clientes cambian de dirección a menudo.  Datos incluidos con cada orden de compra deben de incluir:

a.  Nombre del negocio donde vamos a enviar los bultos.
b.  Dirección, con código postal.
c.  Número de teléfono del lugar.
d.  Nombre de la persona encargada.
e.  Dirección de correo electrónico de la persona encargada.

Como enviar la mercancía:

¿Normal (5 días),  3-días,  2-días, Próximo día, Aéreo, Marítimo?  Sin esta información, enviamos mercancía por servicio normal de UPS o FedEx

Lista de artículos:  (¿Qué compro?)

Cantidad:
Nota bien que algunos claves representan docenas o media-docenas.  Favor de tener cuidado y utilizar la lista actual de precio.

Clave:
Cada artículo tiene su clave.  Favor de incluir esta información.  No podemos procesar la orden hasta que tengamos bien especificada la clave de cada artículo.  De vez en cuando cambian las claves.  Favor de utilizar la lista actual de precios.

Descripción:
Para evitar errores, necesitamos la descripción del articulo de la lista de precios.  Si la clave y la descripción son de diferentes artículos, no podemos procesar la orden hasta que esté resuelta la ambigüedad.

Precio:
Nos indica cuánto esperas pagar.  Favor de utilizar la lista actual de precios.  Cada precio que no corresponda a precios actuales es un problema.

Citar este texto en formato APA: _______. (2011). WEBSCOLAR. ¿Qué es una Orden de Compra?. https://www.webscolar.com/que-es-una-orden-de-compra. Fecha de consulta: 23 de noviembre de 2024.